Hyvä työilmapiiri syntyy viestinnän keinoin. Ilmapiirin rakentajia ovat kaikki työyhteisön jäsenet ja jokainen osaltaan vaikuttaa siihen, millainen työn tekemisen tunnelma työpaikalla vallitsee. Jos toiveena on kannustava ja positiivinen työilmapiiri, on juuri viestintä se konkreettinen keino, jolla kannustus välittyy työntekijältä toiselle. Vai voiko olla niin, että ilman vuorovaikutusta saadaan aikaan sellaisia positiivisen työilmapiirin elementtejä, kuten rohkaisemista, kiittämistä tai palautteen antamista?
Kun jokaisessa työyhteisössä kuitenkin väistämättä tulee eteen myös pulmatilanteita, on niidenkin ratkaisun avaimet vuorovaikutuksen ja viestinnän kehittämisessä. On hyvä keskustella siitä, mitä kukanenkin ajattelee sujuvasta työn arjesta. Mitä asioita ihmiset arvostavat työssä ja sen rutiineissa. Sen lisäksi on hyvä puhua auki sitä, missä kanavassa mitäkin viestejä vaihdetaan. Kun tietoa etsitään, voi tuntua turhauttavalta muistella, onko saanut asiasta Teams -viestin, sähköpostia vai kenties WhatsApp tai Messenger -viestiä.
Millainen on työyhteisö, jossa on hyvä työilmapiiri?
- Kaikki tietävät, minkä asian eteen tehdään työtä,
- kaikille on selvää, mikä on ensisijaista juuri nyt ja
- tieto ei luuraa jossain, vaan se on kaikkien saatavilla.
Toimiva sisäinen viestintä antaa työyhteisön jäsenille turvallisen olon. Tällöin piilossa olevia odotuksia ei ole. Saattaa olla, että joku työyhteisön jäsenistä puurtaa ahkerasti omalla paikallaan ja silti pelkää, ettei hän tee sitä, mitä häneltä odotetaan. Jos hänellä olisi hänen työhönsä liittyvistä odotuksista selkeä käsitys, hän olisi myös tyytyväisempi työssään. Näitäkin odotuksia on hyvä myös yhdessä puhua auki.
Yhteisen ymmärryksen rakentamiseksi
Sisäinen viestintä eli työyhteisöviestintä on työpaikan sisäistä vuorovaikutusta. Se on kokouksia ja palavereita kasvokkain ja etäyhteyksien välityksillä. Se on sovittuja rakenteita, yhteisiä pelisääntöjä ja asiakirjoja siitä, miten toimitaan missäkin tilanteessa. Se on johdon ajatusten välittämistä muualle organisaatioon, se on tiimien keskinäistä yhteistyötä ja vuorovaikutusta, se on yhdessä järjestettävien tapahtumien suunnittelua, toteutusta ja arviointia. Kaikki tämä luo työyhteisön jäsenille käsityksen siitä, miten organisaatiomme toimii ja millainen työilmapiiri organisaatiossa on.
Avoin vuorovaikutus edistää työtyytyväisyyttä.
Harriet U
Jos halutaan tietää missä mennään työilmapiirin suhteen, on siihen olemassa monenlaisia mittareita. On fiilismittareita, joihin voi vastata vaikkapa hymynaamoilla ja sitten on laajempia kyselyitä, joita hyödyntämällä pääsee paremmin kiinni siihen, mitkä asiat kaipaavat kehittämistä. Niin järkevää kuin se olisikin, että luottamuksen hengessä pystyttäisiin avoimesti keskustelemaan myös sisäisen viestinnän ongelmista, ei tämä taida kovin monessa yhteisössä onnistua. Yhteisiä epäonnistumisia on vaikea jakaa.
Ei kuitenkaan riitä, että tehdään kysely ja analysoidaan sen tulokset. Tulosten pohjalta täytyy käydä keskustelua yhdessä. Tulee todeta tilanne ja pohtia sen jälkeen uudet askelmerkit. Näitä uusia toimintatapoja ja yhteisesti sovittuja asioita viedään yhdessä käytäntöön ja mitataan asiaa jonkun ajan kuluttua uudelleen.
Hyvät viestintätaidot ovat avaintaitoja työyhteisössä. Taitavat viestijät ovat arvokkaita paitsi työyhteisön hyvän ilmapiirin luojina, myös siinä, että he välittävät hyvää kuvaa yhteisöstään ulospäin. Silti täydellistä työyhteisöä ei ole, saati täydellistä viestijää. Tätäkin asiaa kannattaa tarkastella armollisuuden ikkunan läpi.
Tämä kirjoitus on julkaistu myös sivustolla www.armoa.fi.