HarrietOlet virtuaalikokouksessa. Kaikilla muilla on kamera kiinni, paitsi hänellä, joka puhuu. Zoomataanpa jokaisen osallistujan työpisteelle. Yksi kirjoittaa sähköpostia, toinen vastaa WhatsAppiin, kolmas selaa samalla lehteä. He kaikki toki kuuntelevat puhetta ja jos yhtäkkiä heidän nimensä lausutaan, ovat salamana valmiina puhumaan mistä tahansa omaan työhönsä liittyvästä asiasta.
Voiko ihminen sitten olla yhtä aikaa virtuaalikokouksessa ja tehdä siinä samalla paljon muutakin? Kyllä voi. Mutta miten hän näistä tehtävistä suoriutuu, se onkin sitten toinen juttu.
Jäin pohtimaan virtuaalikokouksien sujuvuutta luettuani Kalevasta Minna Akimon mainion jutun ”Oletko videopalaverin Pentti, Pirkko vai sittenkin Anna?” Minna oli luonut jutussaan kuusi ihmistyyppiä, joihin voi törmätä kokouksissa. Löysin itsestäni ainakin pilkunviilaaja Pirkon, ripauksen ylipositiivista Mallaa ja joskus puheliasta Penttiäkin. Jutussa pohdittiin, miten näiden eri tyyppien kanssa tullaan parhaiten toimeen ja miten yhteisöllisyyttä voitaisiin edistää virtuaalikokouksissa.
Koin, että Minna heitti pallon myös minulle. Otan koppia ja pohdin tässä kirjoituksessani, miten virtuaalikokoukset saataisiin sujumaan paremmin. Väitän, että kokoukset eivät suju, koska ihmiset tekevät kokouksissa niin paljon muutakin, kuin sitä, mitä pitäisi. He multitaskaavat. Me multitaskaamme, olen itse tässä samassa porukassa, tunnustan.
Jos kerran multitaskaamisesta ei seuraa mitään hyvää, niin miksi sitä sitten virtuaalikokouksissa jatkuvasti tapahtuu?
Mikä vikana virtuaalikokouksissa?
- Ei ymmärretä, että kokous ja virtuaalikokous eivät ole sama asia
Silloin, jos järjestämme perinteistä kokousta, jossa kaikki ovat saman pöydän ääressä, tarvitsemme aikaa paikalle saapumiseen. Puhumme ”small talkit”, otamme kenties kahvit, meillä on aikaa virittäytyä tunnelmaan ennen, kuin puhumme itse asiasta. Kokouksen jälkeen tämä sama jatkuu, eli taas puhumme niin sanotusti asioiden vierestä. Itse kokouksessa keskustelu soljuu helpommin ja tulemme sanoneeksi asioita, jotka jäävät virtuaalikokouksessa sanomatta ihan vain siksi, että kynnys nostaa virtuaalikäsi on korkeampi. Kasvokkain tulee ehkä sanoneeksi jonkun omasta mielestä aivan keskeneräisen ajatuksen, josta toinen innostuu ja jatkaa ja kolmas kiteyttää siitä idean, joka todella lopulta vie asiaa eteenpäin. Mutta entä jos kukaan ei olisi sanonut tuota ensimmäistä ”keskeneräistä” ajatusta?
Kokous ja virtuaalikokous ovat kaksi eri asiaa. Silti yritämme vielä pitää kiinni siitä, mitä meillä on aiemmin ollut. Nyt kokouksen agenda on samanlainen, olipa kyse perinteisestä kokouksesta, virtuaalisesta, tai hybridikokouksesta. Toimimme kuitenkin vielä vanhaan malliin muun muassa sen suhteen, kuinka pitkä aika kokoukseen varataan. Varaamme tunnin kokoukselle, koska niin on aina ennenkin tehty. Meillä on tuo sama tunti käytössämme, olipa kyse sitten ideointikokouksesta tai päätöskokouksesta. Joissakin tapauksissa ihmisillä on kalenterissaan koko päivän ajan tasatunnein alkavia ja päättyviä kokouksia, mikä tarkoittaa sitä, että pissallakin käydään kuulokkeet korvilla toivoen, ettei mikrofoni vain ole jäänyt auki.
Kokouksessa ei ole vikaa. Kokous itsessään on tärkeä työkalu saada asioita eteenpäin, mutta missä kohtaa tapahtuu tutustuminen toisiimme tai lämmittely? Virtuaalikokouksissa ei tule puhuttua ”niitä näitä”, jotka kuitenkin ovat asioita, joilla rakennetaan tunnesiteitä ja luottamusta toisiin.
2. Kokouksen tavoite ei ole kirkas
Jos kokouksella ei ole selkeää tavoitetta, joka on kaikkien mielessä, on kokous vain yksi palaveri toisten joukossa. Kokous on tuolloin vain varaus kalenterissa, jona aikana ehtisi tehdä niin paljon muutakin tärkeämpää. Jokainen kokous olisi syytä järjestää siitä näkökulmasta, että sen osallistujat kokisivat merkitykselliseksi kyseisen asian edistämisen.
Kirkas tavoite auttaa myös ennakkovalmistautumiseen. Jos kokous on tarpeeksi tärkeä, sen tavoite on kaikilla mielessä. Jos kokous kaikkien osallistujien mielestä edistää jotakin asiaa, todennäköisesti kokouksessa myös saadaan asioita aikaiseksi. Tiedämme myös, mitä siitä seuraa, jos jokainen ottaa 10 minuuttia siihen, että pohtii, mihin kokoukseen on tulossa, ketä siellä on paikalla ja mitä annettavaa itsellä voisi kokoukselle olla.
Asioiden edistämiseen tarvitaan vuorovaikusta. Parhaat ideat eivät kuitenkaan ehkä synny juuri kokousaikana, vaan epämuodollisissa tilanteissa, esimerkiksi yhteisellä kahvitauolla tai vaikkapa kävellessä lounaalle.
3. Kukaan ei kanna vastuuta kokouksen sujumisesta
Jokaisella kokoukseen osallistuvalla on vastuu siitä, että asiat etenevät kokouksessa. Kuitenkin kollektiivinen vastuu tarkoittaa myös sitä, että kukaan ei kunnolla kanna tätä vastuuta.
Teemme usein itse keskittymisen mahdottomaksi. Jos meillä on koko ajan matkapuhelin käden ulottuvilla, saamme luultavasti siihen kilahduksen tai surahduksen jokaisesta WhatsApp -viestistä, jokaisesta sähköpostista ja ehkäpä monesta muustakin sovelluksesta. Nämä hälytysäänet häiritsevät keskittymistämme ja voimme halutessamme tehdä itse tälle asialle jotakin.
Ongelmana multitaskaaminen, ratkaisuna kamera
Jos virtuaalikokousten ongelma on multitaskaaminen, tarpeeksi järeä vastalääke siihen on kamera. Kun kamera on koko ajan päällä, ei voi tehdä muita asioita yhtä aikaa, jolloin tulee kuin itsestään keskittyneeksi kokoukseen.
Kamera on kuin lapsenvahti, joka takaa sen, ettemme tee kokouksen aikana muuta.
Harriet U
Miten sitten edistää yhteisöllisyyttä virtuaalikokouksissa? Täytyy olla niin kutsuttua lämmittelypuhetta. Voidaan käydä vaikkapa kierros: Kerro kaikille jotakin, mitä kukaan ei tiedä sinusta. Tämäntyyppinen keskustelu ”rikkoo jäätä” ja parantaa tilanteen psykologista turvallisuutta. Vasta sitten, kun koemme olomme turvalliseksi, uskallamme jakaa myös niitä keskeneräisiä ajatuksia, joista joku muu voi saada todella hyvän idean. Ajatuksista syntyy informaatiota vasta sitten, kun asioita jaetaan yhdessä ja niistä keskustellen löydetään uusia näkökulmia. Uskon myös siihen, että jos keskustelijoina on mahdollisimman erilaisia ihmisiä, Penttejä tai Pirkkoja, päästään paljon hedelmällisempään lopputulokseen, kuin jos kaikki muistuttaisivat persoonina toisiaan.
Matkalla hybridikokousten maailmaan
Uskon, että pandemia on saanut aikaan sen, että tulemme jatkossa järjestämään yhä enemmän hybridikokouksia. Niitä varten tarvitaan omat rakenteet ja suunnitelmat. Näitä taas ei synny ilman, että keskustelemme avoimesti siitä, millainen on onnistunut hybridikokous. Tähän tarvitaan vuorovaikutusta. Tarvitaan paljon puhetta siitä, miten hybriditilaisuuksia kannattaisi järjestää.
Muutos toimintakulttuurissa syntyy hitaasti. Tilanne on nyt se, että olemme jo hybridikokousten maailmassa ja jotkut meistä panevat hanttiin sen mukanaan tuomia asioita. Ei riitä, että etsimme syyllisiä. Tärkeämpää on saada kaikki puhaltamaan yhteen hiileen ja sitä kautta ymmärtämään, miksi meidän kannattaa käyttää voimavaroja uusien toimintatapojen opettelemiseen. Muutos vaatii malttia meiltä kaikilta! Ehkäpä muutos vaatii rakentavan Raimon mukaan virtuaalikokoukseen.
